E-Mail-Bot: Standardanfragen im Postfach automatisch beantwortet

Ein E-Mail-Bot beantwortet wiederkehrende Anfragen im Postfach mit Ihren Angaben. Alles andere leitet er unverändert an Sie weiter.

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Was der E-Mail-Bot übernimmt

  • Beantwortet freigegebene Fragen: Öffnungszeiten, Anfahrt, Preisrahmen, Terminwunsch.
  • Schreibt in Ihrem Ton, mit KI-Hinweis in der Signatur.
  • Alles andere geht unverändert an Sie, nach Thema markiert.

Beispiel: eine Mail an Ihren Betrieb

Machen Sie auch Kleinaufträge?

Besetzt Mo bis Fr, 8 bis 18 Uhr? Eine Mail vom Freitagabend liest ohne Bot erst am Montag jemand.

Was eine Mail bei ihm auslöst

  1. Die Mail kommt an.
  2. Der Bot prüft sie gegen Ihre Freigaben.
  3. Standardfrage: Antwort geht raus. Sonderfall: unverändert an Sie.

Probieren Sie es aus:

Schaubild: Posteingang, Prüfung gegen die Freigaben, Antwort oder Weiterleitung. Posteingang Freigaben Antwort raus an Sie weitergeleitet
Beispiel, keine Messung.

Was wir dafür brauchen

  • Zugang zum PostfachWeiterleitung oder eigener Zugang, etwa für anfrage@.
  • Ihre zehn häufigsten FragenMit Ihren Antworten, so genau wie öffentlich.
  • Ihre SperrlisteWas der Bot nicht beantworten soll, geht an Sie: Reklamationen, Rechnungen, Verhandlungen. Das testen wir vorher mit Ihren Mails.

Ablauf in fünf SchrittenWelcher Kanal zuerst?Datenschutz und KI-Verordnung

Häufige Fragen zum E-Mail-Bot

Liest der E-Mail-Bot alle meine Mails?
Nein. Er arbeitet nur in dem Postfach oder Ordner, den wir gemeinsam einrichten. Was er nicht sicher zuordnen kann, geht unverändert an Sie, nach Thema markiert.
Woran erkennt der Empfänger, dass eine KI geantwortet hat?
An einem Hinweis in der Signatur. Die Form legen wir vor dem Start mit Ihnen fest, passend zur EU-KI-Verordnung.
Was passiert bei einer unklaren Mail?
Keine Antwort. Die Mail geht unverändert an Sie, nach Thema markiert.
Funktioniert das mit meinem Postfach?
In der Regel ja, über eine Weiterleitung oder einen eigenen Zugang. Welche Variante bei Ihnen passt, klären wir im Erstgespräch.
Was passiert mit den Daten in den Mails?
Der Bot verarbeitet Mails mit einem KI-Dienst. Anbieter, Serverstandort und Trainingsausschluss regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag vor dem Start. Postfächer mit Gesundheits- oder Mandatsdaten nehmen wir ganz aus, dort läuft kein Bot.

Welche Mails beantworten Sie jede Woche gleich?

Im Erstgespräch zählen wir sie mit Ihnen durch.

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